No.014
連絡先とアドレス帳の順番を同じにする
2003/2007/2010/2013
一覧の表示にしている［連絡帳］フォルダーと［Outlook アドレス帳］の順番が違っているのを同じにしたい、というお問い合わせです。
Outlook アドレス帳とは、［ホーム］タブ－［検索］グループにある［アドレス帳］ボタンから開く［アドレス帳: 連絡先］ダイアログ ボックス、そのほか編集中のメッセージの［宛先］ボタンをクリックしたときに表示される［名前の選択: 連絡先］ダイアログ ボックスのことをいいます。
両者の一覧の並べ替えについてですが、連絡先は任意なフィールドで並べ替えすることができます。一方アドレス帳の方は並べ替えできません。
このアドレス帳は何の順番で並んでいるかというと、［名前］フィールドの昇順なのですが、このアドレス帳の［名前］フィールドは、連絡先の［姓］フィールドと［名］フィールドをスペースを間に入れてつなげたもので、連絡先の［表題］フィールドではない、実は既定で表示されない［件名］というフィールドと連携しています。
つまりアドレス帳の並びは、連絡先の［姓］フィールドのよみの昇順で並んでいることになります。
いやあ、なんかややこしいですね。
ということで、連絡先で［姓］フィールド以外で並べ替えを行って表示している場合、連絡先とアドレス帳は違った並びとなるわけです。
上図では、上の連絡先は［名］フィールドの降順で並べ替えられています。
それに対し下のアドレス帳は、［名前］フィールドの昇順です。
ではここで、連絡先とアドレス帳の並びを同じにする方法を、2つの方法でご案内していきます。
＜方法1. 連絡先の［姓］を編集＞
これは簡単な方法です。
並べたい順番となるように、連絡先の［姓］フィールドの先頭に連番をふり並ぶようにします。
すると、アドレス帳の順番も変わります。
しかしこれで妥協できる方はいいのですが、［姓］の内容が本当の姓とは違ってしまいますので、他のいろいろな活用をする場合はあまりよろしくありません。
となるとついに、未だ表示されていない［件名］フィールドを出してくる必要があります。
＜方法2. 連絡先に［件名］を表示編集＞
まずは［件名］フィールドを表示するところからです。
- 連絡先の［表示］タブ－［並べ替え］グループ－［列の追加］をクリックします。
- 表示された［列の表示］ダイアログ ボックスの左上［対象となる列グループ］を［すべての連絡先フィールド］に設定し、その下の一覧から［件名］フィールドを探します。
［件名］フィールドを選択し、中央の［追加］ボタンをクリックして右側の一覧（表示フィールド）の任意の位置に追加します。
- 表示したダイアログ ボックスは［OK］ボタンをクリックして閉じていきます。
- これで［件名］フィールドが連絡先の一覧に表示されました。
［件名］フィールドの列幅を整え、内容を編集します。
最初は［姓］と［名］が半角スペースを間に入れてつながったものですが、並び替えが可能となるように、連番などをふります。
［姓］フィールドの内容は初期の状態で、［件名］フィールドに連番をふりました。
これでアドレス帳を開いてみると、その順番が同期しました。
［件名］フィールドは、ほかには特に使用されることはありませんので、まったく内容を変更していただいても大丈夫です。
連絡先の［件名］と［表題］は、同じでないことも確認しておきましょう。
Outlook2007、Outlook2003では、次のとおりです。
- 左の少し下にある［現在のビューの編集］をクリックします。
- 表示される［ビューのカスタマイズ］の［フィールド］ボタンをクリックします。
- ［表示フィールドの選択］が表示されます。後の操作は上記と同じです。
