No.005

分類をうまく活用する

2007/2010/2013

Outlookでは、1つのメール アカウントにさまざまなメールが届きますね。
メールの受信数がそこそこ多くなってくると、内容に応じて整理する必要が出てきます。例えば、お仕事の内容ごとにフォルダーを作成してメールを振り分けたり、急ぎの場合はフラグを付けたりなど、されているかもしれません。

メールの整理に役立つ機能で、2007から登場した［分類］、使われていますか？
メールに色分けしたマークを付けることができます。

分類は、［ホーム］タブ－［タグ］グループにボタンがあり、メッセージを選択して設定することができます。メッセージの［分類項目］のところで右クリックをすると、直接すぐに分類を設定することができます。

［分類］ボタン－［すべての分類項目］をクリックすると、分類の設定画面［色分類項目］ダイアログ ボックスが表示されます。

最初は6色用意されていますが、名前を変更したり、［新規作成］ボタンより項目を増やしたりすることもできます。
この［色分類項目］ダイアログ ボックスでは、直感的に設定できるかと思います。
分類項目の解除は、メッセージの色がついているところをクリックするだけです。

メッセージに分類を設定しておくと、メールの［分類項目］列をクリックして降順の並べ替えを行うと、同じ分類ごとにまとまりますので、メールを探すときなどにも便利ですよ。

是非活用してみてください。