No.003

重複のない一通りデータを取得したい

2003/2007/2010/2013/2016

重複したデータを削除して、一通りのデータを取得するときの方法をご案内します。
もちろん元のデータの状況にもよりますが、一般的な方法です。

たまに勘違いされるのは、組み込みのクエリにあります［重複クエリ］です。
重複クエリは、指定したフィールドの重複データを列挙してくれるもので、重複クエリの結果から一通りデータを取得するのは、ちょっと筋が違います。
重複クエリについては、ヘルプ「重複クエリとは」をご参照ください。

さて今回の一通りデータの取得ですが、次のテーブル［テーブル1］を元データとします。

よく見ていただくと、［ID］フィールドの1と7と10、また3と6のレコードは、［F1］フィールドと［F2］フィールドが同じ、［F3］の数値は違います。
［F1］フィールドと［F2］フィールドが同じレコードを1つにし、その際［F3］フィールドの値は大きい値を取るようにしたいと思います。
それで一通りデータは7件となります。

では、こういったときに一番早い方法は［集計クエリ］を利用することです。
まずは集計クエリ作成の手順までいきましょう。

クエリをデザイン ビューで新規作成し、目的のテーブルを追加します。
必要なフィールドを配置します。
今回はテーブル［テーブル1］を追加、フィールドはすべて配置します。

［クエリ ツール］－［デザイン］タブ－［表示/非表示］グループ－［集計］ボタンをクリックします。シグマのボタンですね。

これで集計クエリとなり、デザイン グリッドには、［集計］行が表示され、最初はすべてにグループ化と入っています。

では、設定しましょう。

一通りデータのために重複を省きたいフィールドは、そのまま［グループ化］の状態にしておきます。
今回［F1］フィールドと［F2］フィールドは［グループ化］です。
［F3］フィールドは大きい値を取るということでしたので、［集計］セルは［最大］を選択、［ID］フィールドは本来いらないのですが、勉強のために配置しています。こちらも［最大］にしておきましょう。

上図の設定の集計クエリの結果は、次のとおりです。
一通りデータとなっています。

ただ1点、把握いただきたいことがあり、［ID］フィールドの［最大］を設定しました。
元データと比べてよく確認してください。

集計クエリの［F1］～［F3の最大］のレコードと［IDの最大］の値は、元レコードと合致していません。
つまり［IDの最大］は、［F1］フィールドと［F2］フィールドで重複するレコードの［ID］の最大であり、表示［F3の最大］の元レコードにあった［ID］とは違います。

［F1］～［F3の最大］のレコードに該当する元の［ID］を表示したい場合は、新しいクエリで集計クエリと元のテーブルを追加し、関連付けて求めるのが1つ思いつく簡単な方法です。