No.015
はがき宛名印刷で宛名面を作成する
2003/2007/2010/2013
年賀状などをWordで簡単に作成することができます。今回ははがきの宛名面の作成方法です。
あらかじめ作成してあるExcelの住所録などを利用することもできますし、今から住所録を作成していくこともできます。
はがきの宛名面の作成、手順は次のとおりです。
- Wordを新規作成します。
- ［差し込み文書］タブ－［作成］グループ－［はがき印刷］－［宛名面の作成］をクリックします。
- ［はがき宛名面作成ウィザード］が始まります。まずは［次へ］をクリックします。
- はがきの種類を選択して［次へ］をクリックします。
- はがきの様式、縦書きにするか横書きにするかを選択し［次へ］をクリックします。
- 書式のフォントなどを指定して［次へ］をクリックします。
- 差出人を印刷する場合は情報を入力、しない場合は［差出人を印刷する］チェック ボックスをオフにして［次へ］をクリックします。
- 最後に差し込み印刷、住所録の設定を行います。
今から住所録を作成する場合は、［標準の住所録ファイル］オプションを選択して［ファイルの種類］を指定します。
住所録ファイルが既にある場合は、［既存の住所録ファイル］オプションを選択し、［参照］ボタンをクリックしてファイルを指定します。
住所ははがきに直接入力するなどの場合、［使用しない］を指定します。
下部の敬称について設定し、［次へ］、そして［完了］をクリックします。
- 8で差し込む住所録のファイルの種類をExcelにした場合は、［テーブルの選択］ダイアログ ボックスでシートを指定します。
今から住所録を作成する場合は、［Sheet1$］など、シート名を指定します。
- 以上で、完成した宛名面が表示されます。
- 作成された宛名面は新規ファイルでできあがっていますので、必要に応じて保存しましょう。
では、宛名面を作成したファイルを開いて、後から住所録を表示し編集していきましょう。
- ［差し込み文書］タブ－［差し込み印刷の開始］グループ－［アドレス帳の編集］をクリックします。
- ［差し込み印刷の宛先］ダイアログ ボックスの右下、［データソース］で表示されたアドレス帳のファイルを選択し、［編集］ボタンをクリックします。
- 表示される［データソースの編集］ダイアログ ボックスで編集することができます。
左下［新しいエントリ］ボタンをクリックして複数件登録することができ、保存すると、先の［差し込み印刷の宛先］ダイアログ ボックスに反映します。
- ［差し込み文書］タブ－［結果のプレビュー］グループ－［結果のプレビュー］ボタンをオンにし、差し込まれた複数件の住所データを表示することができます。
データソース（アドレス帳）の編集は、直接ファイルを開いて編集することもできます。
既定では、データソースは次の場所にできあがります。（ドキュメント配下の［My Data Sources］フォルダー内）
C:¥Users¥ユーザー¥Documents¥My Data Sources
データソースの場所を移動した場合は、［差し込み文書］タブ－［差し込み印刷の開始］グループ－［宛先の選択］－［既存のリストを使用］より、指定し直します。
Word2007では、
Wordを新規作成し、［差し込み文書］タブ－［作成］グループ－［はがき］ボタンをクリックします。
［はがき印刷］ダイアログ ボックスで、［宛名面の作成］を選択すると、［はがき宛名印刷 ウィザード］が表示されます。あとの設定は基本的に同じです。
Word2007でのアドレス帳ファイルは、ドキュメント配下の［My Data Sources］フォルダーに、"Address"というファイル名で保存されます。
Word2003では、
Wordを新規作成し、［ツール］メニュー－［はがきと差し込み印刷]－［はがき印刷］をクリックします。その後は基本的に同じです。
後からの編集は［はがき宛名印刷］ツールバーを使用します。
Word2003でのアドレス帳ファイルは、Word2007と同様です。
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ヘルプmemo
＜差し込み文書の印刷＞
差し込み印刷とは、決まった位置に、リスト（今回はアドレス帳）のデータを1件ずつ切り替えて表示する機能です。
差し込まれた複数のデータを印刷するには、［差し込み文書］タブ－［完了］グループ－［完了と差し込み］ボタンより行います。ボタンから表示される3つのコマンドは、それぞれ次のような動作となります。
- 個々のドキュメントの編集 …差し込まれた件数分のページが別の新規ファイルで作成されるので、データによって違う編集を行うことができる
- 文書の印刷 …差し込まれた件数分の印刷がプリンターに送られる（すぐに印刷）
- 電子メール メッセージの送信 …差し込まれた件数分のデータがメールで送信される
