No.006

《入力規則》 入力規則のリスト入力で、別シートのリスト項目を表示するには

2003/2007/2010/2013

入力規則でドロップダウン リストから入力できるようにする際、リスト項目が多い場合などは別シートのセルに項目を入力しておきます。
Excel2010以降のバージョンでは、入力規則設定の際に別シートのセルを普通に指定できるようになっていますが、Excel2007まではそれができませんでしたので、少し工夫をすることで可能となります。
古いバージョンで作成されているリストは、次の方法で設定されています。もちろん新しいバージョンでも設定できますので、仕組み理解しておくといいですね。

今回、リスト入力できるように入力規則を設定するシートはSheet1、リスト項目が入力されているシートはSheet2とします。
設定には2段階あり、まずはリスト範囲に名前を定義しておき、設定した名前を入力規則で指定します。

＜リスト範囲に名前を定義＞

範囲に名前を定義するところから始めましょう。

1. リストにするセル範囲、Sheet2のセルB2:B6を選択しておきます。
2. 数式バー左にある［名前ボックス］内をクリックして編集状態にし、任意に名前を入力、［Enter］で確定します。
   

これで名前の定義ができました。次に入力規則は次のように設定します。

＜入力規則＞

1. リスト入力を設定するセル範囲、Sheet1のセルC3:C9を選択しておきます。
2. ［データ］タブ－［データ ツール］グループ－［データの入力規則］をクリックします。
   
3. ［データの入力規則］ダイアログ ボックス－［設定］タブを表示します。
4. ［入力値の種類］を［リスト］に指定し、［元の値］ボックスには、「=定義した名前」と指定します。
   先ほどの設定1の手順2では、名前を「★評価」と定義していましたので、Sheet2で入力規則の設定は、「=★定義」と指定します。
   
5. ［OK］をクリックします。

これで、シートSheet1のセルにSheet2のリストを表示させることができました。

Excel2003では、
［データ］メニュー－［入力規則］をクリックして、［データの入力規則］ダイアログ ボックスを表示します。